Example of expense@work on desktop, tablet and mobile

Systém na správu
zaměstnaneckých výdajů pro firmy

Získejte přehled o výdajích vašich zaměstnanců na jednom místě a automatizujte jejich správu. Nastavte si pravidla podle vaší potřeby. Sledujte a zadávejte transakce pohodlně ze svého desktopu či mobilu. Začněte s digitální transformací ve firemních výdajích.

Jak to funguje

Jednoduché, efektivní a úsporné

Expense management systém expense@work je vhodný pro středně velké a velké podniky, které zaměstnávají větší počet konzultantů, obchodníků, advokátů, poradců nebo techniků.

Zadávání výdajů

Zadávání výdajů

Zaměstnanec zadá účtenky na proplacení, a to přímo z mobilu anebo z počítače. Mobilní aplikace může automaticky rozpoznat částku, obchodníka i jiné důležité údaje (OCR). Vyfocené (oskenované) doklady přidá ke transakcím a pošle na schválení.

Ukázka zadávání údajů v expense@work
Schválení výdajů

Schválení výdajů

Manažer dostane mail, že na něj čekají doklady ke schválení. Podívá se na jednotlivé účtenky a rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.

Ukázka schválení údajů v expense@work
Zaúčtování výdajů

Zaúčtování výdajů

V účtárně překontrolují navržené účty, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení.

Ukázka zaúčtování údajů v expense@work
Požadavek na služební cestu

Požadavek na služební cestu

Aplikace načte detailní výpis kreditních karet a rozešle ho daným zaměstnancům k doplnění relevantních údajů. Po validaci všech údajů aplikace zašle vyplněný výpis ke schválení a následně i k zaúčtování.

Ukázka požadavku na služební cestu v expense@work
Schválení služební cesty a vyplacení zálohy

Schválení služební cesty a vyplacení zálohy

Manažer schválí či odmítne požadavek na pracovní cestu. V případě schválení je požadavek předán do financí k vyplacení zálohy na cestu.

Ukázka schválení služební cesty a vyplacení zálohy v expense@work
Vyúčtování služební cesty zaměstnancem

Vyúčtování služební cesty zaměstnancem

Po návratu ze služební cesty zaměstnanec zadá všechny cestovní výdaje, které měl. Systém dopočítá stravné, porovná jej s vyplacenou zálohou a pošle ke schválení.

Ukázka vyúčtování služební cesty zaměstnancem v expense@work
Schválení výdajů nadřízeným

Schválení výdajů nadřízeným

Manažer obdrží oznámení, že má ke schválení vyúčtování pracovní cesty. Zkontroluje jednotlivé cestovní výdaje a rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.

Ukázka schválení výdajů nadřízeným v expense@work
Proplacení a vyúčtování cestovních náhrad

Proplacení a vyúčtování cestovních náhrad

V účtárně překontrolují všechny položky, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Cestovní výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení zaměstnanci.

Ukázka proplacení a vyúčtování cestovních náhrad v expense@work
Vygenerování docházky

Vygenerování docházky

Systém vytvoří docházkový formulář, který bere v úvahu schválené dovolené či náhradní volna. Formulář je připraven k vyplnění.

Ukázka vygenerování docházky v expense@work
Vyplnění docházky

Vyplnění docházky

Zaměstnanec vyplní docházku za dané období, kde vyznačí příchod, odchod, přestávky na oběd, popřípadě práci z domova.

Ukázka vyplnění docházky v expense@work
Schválení docházky

Schválení docházky

Manažer obdrží oznámení, že má ke schválení docházkový formulář. Zkontroluje ho a rozhodne se formulář buď schválit, nebo požádat o vysvětlení.

Ukázka schválení docházky v expense@work
Reportování

Reportování

Po schválení docházky se spustí reporty pro mzdovou účtárnu, výpočet stravenek či jakékoliv jiné kontrolní reporty.

Ukázka reportování v expense@work
Kreditní karty

Kreditní karty

Aplikace načte detailní výpis kreditních karet a rozešle ho daným zaměstnancům k doplnění relevantních údajů. Po validaci všech údajů aplikace zašle vyplněný výpis ke schválení a následně i k zaúčtování.

Fotka kreditních karet
Požadavky na dovolené či přesčasy

Požadavky na dovolené či přesčasy

Jakýkoliv požadavek, který je nutné schválit (dovolené, přesčasy, vzorky atd.) je vložen zaměstnancem do systému. Dle druhu požadavku či hodnoty daného požadavku systém zajistí, aby schvalovací cyklus byl řádně zabezpečen a výsledek schvalování byl oznámen relevantním osobám.

Ukázka požadavku na dovolenou či presčas v expense@work
Schvalování faktur došlých

Schvalování faktur došlých

Tento proces začíná naskenováním faktur došlých a rozeběhnutím daného workflow dle přesně daných podmínek. Kdykoliv je možné zjistit, kde se daná faktura pohybuje a kdo k ní má jakékoliv výhrady. Systém rovněž umožňuje vygenerování účetních transakcí do finančního systému.

Ukázka schvalování došlých faktur v expense@work
Evidence smluv

Evidence smluv

V systému je možné ukládat smlouvy či jiné dokumenty a navázat je na číselník dodavatelů, projektů, apod. Je možné sledovat údaje o platnosti smlouvy, odpovědné osobě či charakteru smlouvy, případně zajistit, aby ukládaná smlouva prošla řádným schvalovacím či archivačním procesem.

Ukázka evidence smlouvy v expense@work
Kniha jízd

Kniha jízd

Kniha jízd může být evidována v tomto systému. Po té co ji zaměstnanec vyplní, kniha jízd může projít informačním či schvalovacím procesem a následně sloužit pro návazné kontroly či reporty.

Fotka knihy jízd

Vyzkoušejte expense@work. Zdarma.

Nebo volejte na (+420) 603 425 005

Pomáháme různým společnostem spravovat a šetřit firemní výdaje.

Všechny vaše výdaje na jednom místě

Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.

Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení

Stáhnout case study
Přesnost ve vykazování se výrazně zlepšila. Veškeré schvalování a reporting je možné provádět v reálném čase přímo on-line. Snížili jsme čas strávený schvalováním výdajů a veškeré procesy s tím spojené přibližně o 50%.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager

Stáhnout case study
Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.

Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení

Stáhnout case study
Implementace expense@work nám vyřešila zadávání zaměstnaneckých výdajů online. Reporty nad jednotlivými produkty máme v reálném čase a zejména možnost sledování oproti rozpočtům nám pomáhá získat rychlý a jasný přehled o prodejních kampaních a celkových finančních výsledcích. Jsme velice spokojeni s týmem LLP Romania – kvalitou jejich služeb, reakční odezvou a rychlostí nasazení řešení expense@work.

Rémi Duflot, Chief Financial Officer & Chief Operation Officer 2017-2018

S expense@work nám stačily pouhé tři měsíce na kompletní digitální transformaci čistě manuálního expense managementu. Tento přechod nám přinesl mnohá usnadnění, jež ve výsledku znamenají úsporu poloviny pracovní doby jednoho finančního účetního. Proces schvalování cestovních příkazů, vyúčtování pracovních cest i drobných nákupů se podstatně zrychlil a veškeré podklady jsou digitálně archivované a snadno dohledatelné. Věřím, že stejně úspěšně dopadne i mobilní řešení expense managementu, na kterém nyní usilovně pracujeme.

Jan Matoušek, Accounting Manager

Stáhnout case study