Získejte přehled o výdajích vašich zaměstnanců na jednom místě a automatizujte jejich správu. Nastavte pravidla dle vašich potřeb. Sledujte a zadávejte transakce pohodlně z PC či mobilu. Vhodné pro firmy s více než 50 zaměstnanci pro transformaci firemních výdajů.
Jak to fungujeExpense management systém expense@work je vhodný pro středně velké a velké podniky, které zaměstnávají větší počet konzultantů, obchodníků, advokátů, poradců nebo techniků. Systém ocení zejména pracovníci v terénu a zaměstnanci, kteří vykazují hodně cestovních výdajů a drobných vydání.
Zaměstnanec zadá účtenky na proplacení, a to přímo z mobilu anebo z počítače. Mobilní aplikace může automaticky rozpoznat částku, obchodníka i jiné důležité údaje (OCR). Vyfocené (oskenované) doklady přidá ke transakcím a pošle na schválení.
Manažer dostane mail, že na něj čekají doklady ke schválení. Podívá se na jednotlivé účtenky a rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.
V účtárně překontrolují navržené účty, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení.
Zaměstnanec zadá žádost o služební cestu se základním popisem cesty a žádostí o zálohu.
Manažer schválí či odmítne požadavek na pracovní cestu. V případě schválení je požadavek předán do financí k vyplacení zálohy na cestu.
Po návratu ze služební cesty zaměstnanec zadá všechny cestovní výdaje, které měl. Systém dopočítá stravné, porovná jej s vyplacenou zálohou a pošle ke schválení.
Manažer obdrží oznámení, že má ke schválení vyúčtování pracovní cesty. Zkontroluje jednotlivé cestovní výdaje a rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.
V účtárně překontrolují všechny položky, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Cestovní výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení zaměstnanci.
Systém vytvoří docházkový formulář, který bere v úvahu schválené dovolené či náhradní volna. Formulář je připraven k vyplnění.
Zaměstnanec vyplní docházku za dané období, kde vyznačí příchod, odchod, přestávky na oběd, popřípadě práci z domova.
Manažer obdrží oznámení, že má ke schválení docházkový formulář. Zkontroluje ho a rozhodne se formulář buď schválit, nebo požádat o vysvětlení.
Po schválení docházky se spustí reporty pro mzdovou účtárnu, výpočet stravenek či jakékoliv jiné kontrolní reporty.
Aplikace načte detailní výpis kreditních karet a rozešle ho daným zaměstnancům k doplnění relevantních údajů. Po validaci všech údajů aplikace zašle vyplněný výpis ke schválení a následně i k zaúčtování.
Jakýkoliv požadavek, který je nutné schválit (dovolené, přesčasy, vzorky atd.) je vložen zaměstnancem do systému. Dle druhu požadavku či hodnoty daného požadavku systém zajistí, aby schvalovací cyklus byl řádně zabezpečen a výsledek schvalování byl oznámen relevantním osobám.
Tento proces začíná naskenováním faktur došlých a rozeběhnutím daného workflow dle přesně daných podmínek. Kdykoliv je možné zjistit, kde se daná faktura pohybuje a kdo k ní má jakékoliv výhrady. Systém rovněž umožňuje vygenerování účetních transakcí do finančního systému.
V systému je možné ukládat smlouvy či jiné dokumenty a navázat je na číselník dodavatelů, projektů, apod. Je možné sledovat údaje o platnosti smlouvy, odpovědné osobě či charakteru smlouvy, případně zajistit, aby ukládaná smlouva prošla řádným schvalovacím či archivačním procesem.
Kniha jízd může být evidována v tomto systému. Po té co ji zaměstnanec vyplní, kniha jízd může projít informačním či schvalovacím procesem a následně sloužit pro návazné kontroly či reporty.
Svoje výkazy dělám včas a chci je mít brzy proplacené. Mohu je zadávat z tabletu či mobilu a zároveň vidět, u koho můj cestovní výdaj či peněžní záloha čeká na schválení.
Mám přehled, jak zaměstnanci utrácejí, jestli jsme již přes rozpočet, ale hlavně mám možnost rozhodovat o jednotlivých výdajích a řídit i takové procesy, které se těžko automatizují v jiných systémech.
Nemusím přepisovat nečitelné účtenky, nemusím honit manažery, aby včas transakce schválili. Dělám svoji práci – kontroluji, že vše odpovídá účetním pravidlům.
Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení
Stáhnout case study
Implementace systému expense@work nám výrazně pomohla zjednodušit agendu služebních cest a drobných výdajů. Vysoká flexibilita systému nám pomohla nastavit procesy dle našich požadavků a zároveň se nám podařilo udržet uživatelskou přívětivost celého systému. Spolupráce s LLP Group byla vždy rychlá a ve spojení s naším interním týmem se jednalo o projektovou souhru.
Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.
Implementace expense@work nám vyřešila zadávání zaměstnaneckých výdajů online. Reporty nad jednotlivými produkty máme v reálném čase a zejména možnost sledování oproti rozpočtům nám pomáhá získat rychlý a jasný přehled o prodejních kampaních a celkových finančních výsledcích. Jsme velice spokojeni s týmem LLP Romania – kvalitou jejich služeb, reakční odezvou a rychlostí nasazení řešení expense@work.
S expense@work nám stačily pouhé tři měsíce na kompletní digitální transformaci čistě manuálního expense managementu. Tento přechod nám přinesl mnohá usnadnění, jež ve výsledku znamenají úsporu poloviny pracovní doby jednoho finančního účetního. Proces schvalování cestovních příkazů, vyúčtování pracovních cest i drobných nákupů se podstatně zrychlil a veškeré podklady jsou digitálně archivované a snadno dohledatelné. Věřím, že stejně úspěšně dopadne i mobilní řešení expense managementu, na kterém nyní usilovně pracujeme.
