Funkce

Podniková pravidla

Jednou z nejdůležitějších funkcí, která je k dispozici v programu expense@work je možnost vynucovat podniková pravidla a zabraňovat podvodům. Pravidla lze nastavit tak, že zaměstnanci musí zadávat všechny požadované informace a systém v okamžiku, kdy jsou tyto informace do systému vkládány, ověřuje, zda je nárok na proplacení výdajů oprávněný a v případě, že nastanou nějaké problémy, upozorní na ně zaměstnance.

Ukázka typů firemních výdajů v expense@work

Upravitelné formuláře

V programu expense@work lze v závislosti na tom, jaká data potřebujeme shromažďovat, nastavit a konfigurovat více formulářů. Různé typy formulářů mohou být k dispozici různým skupinám zaměstnanců (např. zaměstnanci z jedné společnosti používají jiné formuláře než zaměstnanci z druhé společnosti) a všichni nebo jen někteří z nich mohou mít k dispozici více typů formulářů.

Ukázka vyplněného formuláře v expense@work

Sledování workflow

V programu expense@work workflow a nástroj pro sledování workflow umožňují, aby se formuláře posílaly ke schválení různým pracovníkům na základě nějaké kombinace definovatelných faktorů. Formuláře lze směrovat podle obsahu jednotlivých řádek výdajů.

  • Formuláře lze směrovat podle toho, jak jsou nastaveny limity výdajů, které smí schvalující pracovník autorizovat.
  • Formuláře lze směrovat podle toho, který výdaj je vybrán nebo podle jiných nastavitelných pravidel.
  • Formuláře lze směrovat podle různých úrovní autorizace.
  • Formuláře lze vracet jejich původními autorovi a lze požadovat, aby zodpověděl dotazy schvalujícího pracovníka.
Ukázka workflow v expense@work

Reporting dat

expense@work nabízí celou řadu vykazovacích nástrojů, které vyhovují potřebám, které vznikají v procesu rozhodování. Jednou z možností je, využít podpory Microsoft Reporting Services přímo z programu expense@work, což umožňuje z aplikace vytvářet v reálném čase obsažné výkazy.

Ukázka reportu v expense@work

Integrace s dalšími systémy

Mnohé z transakcí v programu expense@work mají účetní dopady na:

  • cestovní výdaje,
  • drobné výdaje,
  • peněžní zálohy,
  • požadavky na nákupy a na cestování.

V expense@work je k dispozici mechanismus, který umožňuje přenášet transakce z expense@work do účetních či jakýchkoliv jiných systémů. Můžeme použít profily exportu hlavní knihy k tomu, abychom definovali cílové transakce a výstupní soubor v XML. S výstupním souborem v XML lze pracovat s pomocí určeného stylového listu v XSL a vyprodukovat soubor, který pak lze importovat do jiných systémů.

Ukázka exportu dat z expense@work do jiného systému

Mobilní aplikace

Se systems@work App pro Android nebo iOS můžete své výdaje zadat online nebo offline pomocí mobilních zařízení, včetně nahrání kopií účtenek nebo jiných dokladů či zaslání hlasových zpráv.

Ukázka mobilní aplikace systému expense@work