Podniková pravidla
Jednou z nejdůležitějších funkcí, která je k dispozici v programu expense@work je možnost vynucovat podniková pravidla a zabraňovat podvodům. Pravidla lze nastavit tak, že zaměstnanci musí zadávat všechny požadované informace a systém v okamžiku, kdy jsou tyto informace do systému vkládány, ověřuje, zda je nárok na proplacení výdajů oprávněný a v případě, že nastanou nějaké problémy, upozorní na ně zaměstnance.
Upravitelné formuláře
V programu expense@work lze v závislosti na tom, jaká data potřebujeme shromažďovat, nastavit a konfigurovat více formulářů. Různé typy formulářů mohou být k dispozici různým skupinám zaměstnanců (např. zaměstnanci z jedné společnosti používají jiné formuláře než zaměstnanci z druhé společnosti) a všichni nebo jen někteří z nich mohou mít k dispozici více typů formulářů.
Sledování workflow
V programu expense@work workflow a nástroj pro sledování workflow umožňují, aby se formuláře posílaly ke schválení různým pracovníkům na základě nějaké kombinace definovatelných faktorů. Formuláře lze směrovat podle obsahu jednotlivých řádek výdajů.
- Formuláře lze směrovat podle toho, jak jsou nastaveny limity výdajů, které smí schvalující pracovník autorizovat.
- Formuláře lze směrovat podle toho, který výdaj je vybrán nebo podle jiných nastavitelných pravidel.
- Formuláře lze směrovat podle různých úrovní autorizace.
- Formuláře lze vracet jejich původními autorovi a lze požadovat, aby zodpověděl dotazy schvalujícího pracovníka.
Reporting dat
expense@work nabízí celou řadu vykazovacích nástrojů, které vyhovují potřebám, které vznikají v procesu rozhodování. Jednou z možností je, využít podpory Microsoft Reporting Services přímo z programu expense@work, což umožňuje z aplikace vytvářet v reálném čase obsažné výkazy.
Integrace s dalšími systémy
Mnohé z transakcí v programu expense@work mají účetní dopady na:
- cestovní výdaje,
- drobné výdaje (petty cash),
- peněžní zálohy,
- požadavky na nákupy a na cestování.
V expense@work je k dispozici mechanismus, který umožňuje přenášet transakce z expense@work do účetních či jakýchkoliv jiných systémů. Můžeme použít profily exportu hlavní knihy k tomu, abychom definovali cílové transakce a výstupní soubor v XML. S výstupním souborem v XML lze pracovat s pomocí určeného stylového listu v XSL a vyprodukovat soubor, který pak lze importovat do jiných systémů.
Mobilní aplikace
Se systems@work App pro Android nebo iOS můžete své výdaje zadat online nebo offline pomocí mobilních zařízení, včetně nahrání kopií účtenek nebo jiných dokladů či zaslání hlasových zpráv.
