Ukázka expense@work na laptopu

Systém na správu
zaměstnaneckých výdajů pro firmy

Získejte přehled o výdajích vašich zaměstnanců na jednom místě a automatizujte jejich správu. Nastavte si pravidla podle vaší potřeby. Sledujte a zadávejte transakce pohodlně ze svého desktopu, tabletu či mobilu.

Jak to funguje

Jednoduché, efektivní a úsporné

Expense management systém expense@work je vhodný pro středně velké a velké podniky, které zaměstnávají větší počet konzultantů, obchodníků, advokátů, poradců nebo techniků.

Zadávání výdajů

Zadávání výdajů

Zaměstnanec zadá účtenky na proplacení a to přímo z mobilu anebo z počítače. Vyfocené (oskenované) doklady přidá ke transakcím a pošle na schválení.

Zadávání výdajů
Schválení výdajů

Schválení výdajů

Manažer dostane mail, že na něj čekají doklady ke schválení. Podívá se na jednotlivé účtenky rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.

Schválení výdajů
Zaúčtování výdajů

Zaúčtování výdajů

V účtárně překontrolují navržené účty, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení.

Zaúčtování výdajů
Požadavek na služební cestu

Požadavek na služební cestu

Zaměstnanec zadá požadavek na pracovní cestu se základním popisem cesty a požadavkem na zálohu.

Požadavek na služební cestu
Schválení služební cesty a vyplacení zálohy

Schválení služební cesty a vyplacení zálohy

Manažer schválí či odmítne požadavek na pracovní cestu. V případě schválení je požadavek předán do financí k vyplacení zálohy na cestu.

Schválení služební cesty a vyplacení zálohy
Vyúčtování služební cesty zaměstnancem

Vyúčtování služební cesty zaměstnancem

Po návratu ze služební cesty zaměstnanec zadá všechny cestovní výdaje, které měl. Systém dopočítá stravné, porovná jej s vyplacenou zálohou a pošle ke schválení.

Vyúčtování služební cesty zaměstnancem
Schválení výdajů nadřízeným

Schválení výdajů nadřízeným

Manažer obdrží oznámení, že má ke schválení vyúčtování pracovní cesty. Zkontroluje jednotlivé cestovní výdaje a rozhodne o dalším postupu – proplatit, požádat o další informace, zamítnout.

Schválení výdajů nadřízeným
Proplacení a vyúčtování cestovních náhrad

Proplacení a vyúčtování cestovních náhrad

V účtárně překontrolují všechny položky, informace o DPH, daňovou uznatelnost a celkovou částku k proplacení oproti poskytnuté záloze. Cestovní výdaje se automaticky zaúčtují do informačního systému a předají k proplacení zaměstnanci.

Proplacení a vyúčtování cestovních náhrad
Kreditní karty

Kreditní karty

Aplikace načte detailní výpis kreditních karet a rozešle ho daným zaměstnancům k doplnění relevantních údajů. Po validaci všech údajů aplikace zašle vyplněný výpis ke schválení a následně i k zaúčtování.

Kreditní karty
Požadavky na dovolené či přesčasy

Požadavky na dovolené či přesčasy

Jakýkoliv požadavek, který je nutné schválit (dovolené, přesčasy, vzorky atd.) je vložen zaměstnancem do systému. Dle druhu požadavku či hodnoty daného požadavku systém zajistí, aby schvalovací cyklus byl řádně zabezpečen a výsledek schvalování byl oznámen relevantním osobám.

Požadavky na dovolené či přesčasy
Schvalování faktur došlých

Schvalování faktur došlých

Tento proces začíná naskenováním faktur došlých a rozeběhnutím daného workflow dle přesně daných podmínek. Kdykoliv je možné zjistit, kde se daná faktura pohybuje a kdo k ní má jakékoliv výhrady. Systém rovněž umožňuje vygenerování účetních transakcí do finančního systému.

Schvalování faktur došlých
Evidence smluv

Evidence smluv

V systému je možné ukládat smlouvy či jiné dokumenty a navázat je na číselník dodavatelů, projektů, apod. Je možné sledovat údaje o platnosti smlouvy, odpovědné osobě či charakteru smlouvy, případně zajistit, aby ukládaná smlouva prošla řádným schvalovacím či archivačním procesem.

Evidence smluv
Kniha jízd

Kniha jízd

Kniha jízd může být evidována v tomto systému. Po té co ji zaměstnanec vyplní, kniha jízd může projít informačním či schvalovacím procesem a následně sloužit pro návazné kontroly či reporty.

Kniha jízd

Vyzkoušejte expense@work. Zdarma.

Nebo volejte na (+420) 603 425 005

Pomáháme různým společnostem spravovat a šetřit firemní výdaje.

Všechny vaše výdaje na jednom místě

Systém expense@work dal našemu obchodnímu řediteli do rukou velice efektivní nástroj, který pomohl podstatným způsobem snížit a zefektivnit výdaje našich zaměstnanců. I když po dvouletém provozu počet účtů narůstá, stále máme výdaje pod kontrolou.

Olga Probst, vedoucí ekonomického oddělení

Stáhnout case study
Přesnost ve vykazování se výrazně zlepšila. Veškeré schvalování a reporting je možné provádět v reálném čase přímo on-line. Snížili jsme čas strávený schvalováním výdajů a veškeré procesy s tím spojené přibližně o 50%.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager

Stáhnout case study